Swans School - Enrolment Terms and Conditions

1. Admissions & Enrolment

1.1. Entrance Fee and Deposit

A non-returnable entrance fee is payable once a place is offered: €1,975 (Foundation Stage), €2,975 (Year 1–Year 6) and €3,975 (Year 7–Year 13). A refundable deposit of €1,000 is payable on acceptance of the school place. The deposit will be refunded in June provided the School receives written notice of withdrawal at least one full term in advance by the published deadlines. The deposit is forfeited if a place is accepted but not taken up. If the deposit is not collected by 1st September, it may be transferred to the Swans Library Fund.

1.2. Waiting List and Availability

If no place is immediately available, applicants will be placed on a waiting list for the relevant year group. The School will notify parents/guardians when a place becomes available. Applicants who do not maintain contact with the School within one academic year of placement on the waiting list will be removed. Parents/guardians must notify the Admissions Secretary of any change of contact details.

1.3. Trial Period for New Entrants

All new entrants are subject to a six-month trial period. The School may extend the trial for a further six months where a pupil’s effort or behaviour does not meet required standards. During the trial or any extension the School may take appropriate action, including termination of enrolment, if standards are not met.

1.4. Withdrawal Notice

A full term’s written notice is required to withdraw a pupil. Written notice deadlines for consideration of deposit refund are: no later than 1st September (Autumn term), 20th December (Spring term) and 30th March (Summer term).

2. Fees, Payment & Refunds

2.1. Payment Terms

All school fees are payable in advance, no later than the end of the first week of each term. If parents anticipate difficulty in making payment they must meet the School’s Managing Director before the term begins to agree alternative arrangements. Failure to comply may result in loss of place.

2.2. Late Payment

A surcharge will be applied to any fees unpaid by the end of the first week of term.

2.3. Refunds and Absence

Fees are non-refundable for absence during term and will not be reduced except in exceptional circumstances at the School’s sole discretion.

2.4. Sibling Discounts

Sibling discounts apply to tuition fees only while siblings attend concurrently: second child 3%, third child 15% and fourth child 20%.

2.5. Additional Support Costs

Where a pupil is assessed as requiring additional tuition or placement in a smaller support group, such provision will be chargeable to parents at the current private tuition rate (or at a reduced support-group rate where applicable) and must be paid in advance, no later than the end of the first week of term.

3. Academic Progression & Assessment

3.1. Progression

Progression to the next year group is not automatic. The School may withhold progression where a pupil’s academic performance, effort or English language proficiency is insufficient. The School will notify parents of any required interventions; failure to comply may result in termination of enrolment.

3.2. Assessments

The School may require assessments to determine a pupil’s academic needs. Costs for assessments and any consequent support remain the responsibility of parents unless expressly stated otherwise.

4. Uniform, Equipment & Materials

4.1. Uniform and Appearance

Pupils must comply with the School’s Uniform and Appearance Policy and wear the correct uniform at all times on the premises and when travelling to and from school. Parents/guardians are responsible for providing and maintaining uniform for the full academic year. Persistent or deliberate breaches may result in removal from the School and forfeiture of any deposit.

4.2. Labelling and Responsibility

All clothing and personal property must be clearly labelled with the pupil’s name. The School accepts no liability for unlabelled, lost or damaged items. Labelled items will be kept, where practicable, for six weeks and then disposed of if not collected; parents/guardians remain responsible for valuable possessions.

4.3. Stationery and Materials

Pupils must supply the stationery and equipment specified for their year group. A list of compulsory items will be provided at the start of term. Stationery is available at the School stationery shop. Pupils without required items may be unable to participate fully in lessons.

5. Conduct, Discipline & Family-School Partnership

5.1. Home-School Agreement

Parents/guardians agree to support the School’s Home-School Agreement, including attendance, punctuality, appropriate uniform and equipment, timely collection, provision of a suitable environment for homework, and respectful conduct towards staff and students.

5.2. Parental Cooperation

Parents/guardians must support and cooperate with disciplinary measures imposed by the School and reinforce them at home.

5.3. Termination for Parental Conduct

The School reserves the right to terminate the contractual relationship and not renew a pupil’s place where there is a serious or repeated breach of conduct or contractual obligations by parents or guardians, including disrespect towards staff or conduct that undermines the trust necessary for the educational relationship.

5.4. Aggressive or Abusive Behaviour

The School operates a zero-tolerance policy toward aggressive or abusive behaviour by pupils or parents/guardians. Such behaviour may result in immediate withdrawal of the pupil’s place after investigation and following an opportunity to respond. Any deposit shall be forfeited in such circumstances.

6. Digital Conduct, Devices, Social Media & Safeguarding

6.1. Technology Usage

Pupils must use school technology and the internet responsibly and in accordance with the School’s Technology Usage Policy. Prohibited actions (including unauthorised internet access during lessons, cyber-bullying, viewing or distributing offensive material, using others’ accounts, installing software, copyright breaches, wasting resources, and use of VPNs/hotspots to bypass controls) may result in sanctions, withdrawal of network access or exclusion.

6.2. Devices, MDM and Responsibility

Personal or school-issued laptops/iPads used for learning are subject to the School’s Mobile Device Management (MDM) and device policy. Devices may be supervised, locked or remotely managed for disciplinary or security reasons. Parents/students remain responsible for device care, correct configuration and insurance; the School will not undertake physical repairs.

6.3. Prohibited Personal Devices, Confiscation and Liability

Pupils are prohibited from using mobile phones, smartwatches, image-making devices or other tools intended to circumvent the School’s network or safeguarding controls on site unless expressly authorised by staff for educational purposes. Staff may confiscate prohibited devices; confiscated items will be held at the school office and returned at the end of the school day or, where appropriate, at the end of term for parent collection. The School accepts no responsibility for personal items brought onto site.

6.4. Social Media and Safeguarding

If a pupil’s or parent/guardian’s use of social media or messaging groups (including WhatsApp) reasonably impacts pupil welfare, behaviour, academic progress or the School’s reputation, the School may issue written guidance or safeguarding recommendations (including restricting, supervising or suspending access). Failure to cooperate where continued risk or serious disruption results may be treated as a breach of these Terms and may, following investigation and an opportunity to respond, lead to withdrawal of the pupil’s place (and forfeiture of deposit).

6.5. Device Monitoring and Data Privacy

The School does not access the content stored on student devices such as iPads or laptops. The information collected through the School’s Mobile Device Management (MDM) systems is strictly technical and limited to details such as the device serial number, network addresses, installed applications, and similar operational data.
The School does not have access to documents, photographs, personal files, or any other sensitive information that a student may store on their device.

Any technical data collected is processed solely for the purposes of ensuring the proper functioning of the School’s network, maintaining adequate internet connectivity, and safeguarding and protecting students while they are using the internet within the School environment.

7. Safeguarding Cooperation & Parental Obligations

7.1. Cooperation

Parents/guardians must work in partnership with the School on safeguarding and pupil welfare. Failure to engage with safeguarding measures that results in continued risk, disruption or loss of trust may be treated as a breach of these Terms and Conditions.

7.2. External Reports, Safeguarding Measures & School Discretion

The School may take into account reports from external professionals (including psychologists, therapists, or medical practitioners), but such reports will not solely determine the School’s decision. The School reserves the right to consider these alongside its own observations, records, and any other relevant information, and may (with appropriate consent) contact the author for clarification or seek an independent professional opinion. External recommendations addressed to the School should, where reasonably practicable, identify the information and sources relied upon in forming any opinion or recommendation, including whether relevant School staff or records were consulted.

Parents/guardians agree to engage constructively with the School’s safeguarding and pastoral processes, including attending meetings, sharing relevant information, and facilitating communication with external professionals where appropriate.

The School may implement temporary or precautionary measures (including, for example, separation of students or class changes) where it considers this necessary to safeguard student wellbeing. Such measures do not imply fault or responsibility.

In all cases, the School will act in accordance with its duty of care to all students and will make decisions it considers fair, reasonable, and proportionate, taking into account all available information. No single source of information shall solely determine the School’s decision, and the School reserves the right to assess incomplete, inconsistent, or conflicting information accordingly.

The School retains sole discretion in determining appropriate safeguarding and pastoral measures, having regard to student welfare, academic continuity, and its operational requirements.

8. Health, Dietary & Emergency Information

8.1. Dietary Requirements

The School provides for common dietary needs (e.g. gluten-free, vegetarian, vegan, lactose-free). Parents/guardians must disclose in writing any additional or restrictive dietary requirements or allergies before enrolment to allow the School to assess whether it can safely accommodate these. The School does not guarantee to meet undisclosed, extreme or impracticable dietary requests.

9. Medical Protocols, Medication & Emergency Procedures

The School is committed to the well-being of your child during school hours and trips and operates medical protocols to ensure smooth operation and pupil welfare.

9.1. Medical Declaration

Parents/guardians must disclose chronic or ongoing medical conditions, allergies, medication and special dietary needs; any change must be notified immediately in writing.

9.2. Medication Administration

Parents/guardians must provide written instructions for any medication required during school hours (name, dose, timing, delivery and storage). Medicines must be supplied in original, labelled packaging (student name, expiry) and kept up to date. Teachers do not administer medication; only designated first-aid staff will do so in accordance with the written instructions.

9.3. First Aid & Emergencies

The School’s first aider may attend to pupils during school hours, on trips and at school events in line with School protocols. In emergencies the School will contact parents/guardians and emergency services as required; a parent/guardian must attend hospital if necessary and practicable. Accidents on school grounds are covered by the School’s insurance; parents using private insurance remain responsible for their own costs.

9.4. Changes to Medical Conditions & Medication

Parents/guardians must notify the School in writing immediately of any changes to medical conditions or medication; the School will not act on verbal instructions alone.

10. Media, Image Consent and Opt-Out

By enrolling a pupil, parents/guardians grant the School a non-exclusive, royalty-free licence to photograph, record and use images, video and audio of the pupil for educational, training, marketing, promotional, publishing and website purposes, including social media and printed materials. Images will be used respectfully and in accordance with the School’s Data Protection Policy. The School may share material with third-party service providers for production or distribution but will not sell images for commercial gain. Parents/guardians may withdraw consent in writing at any time; withdrawal will be effective prospectively and will not affect materials already published or in production. The School will make reasonable efforts to honour opt-outs but cannot guarantee complete exclusion from group images taken at public events. It will also advise where images at public school events will take place and will seek individual consent when needed.

Queries or requests concerning image use should be directed to communications@swansschool.com.

11. Parental Disputes and Court Orders

In the event of parental disputes, separation, or court proceedings, the School will remain strictly impartial at all times. The School’s primary responsibility is the welfare and best interests of the child. Where court orders or legal arrangements are in place, it is the responsibility of the parents/legal guardians to provide the School with a certified copy of any relevant documentation. The School will act in accordance with the documentation provided but reserves the right to make operational and safeguarding decisions in the best interests of the child while the child is in the School’s care. All decisions made by the School in relation to the child’s welfare, safeguarding, academic provision, communication, or day-to-day management during school hours must be respected and accepted by both parents/legal guardians. The School will not act as an intermediary in parental disputes and expects parents/legal guardians to communicate respectfully and resolve personal matters independently of the School.

12. Notification of Changes

Parents/guardians must notify the School immediately in writing of any changes to address, telephone numbers, emergency contacts, medical information or any other circumstances relevant to the pupil’s welfare or enrolment.

13. Variation, Amendments & Acceptance

13.1. Variation

The School reserves the right to amend these Terms and Conditions from time to time. Amendments will be published by the School and shall take effect 28 days after publication. Parents/guardians are responsible for reviewing published changes; failure to object in writing within 28 days of publication will be deemed acceptance.

14. Miscellaneous

14.1. Forfeiture

Deposit forfeiture provisions apply where stated in these Terms, including but not limited to withdrawal without proper notice, misconduct, or conduct resulting in withdrawal.

15. Administrative Procedures

Procedures relating to waiting lists, device confiscation and returns, and other administrative matters are set out in the relevant clauses above.

16. Records, Data Protection, Privacy & Image Consent

16.1. Records Retention

The School will retain records (including fee records and pupil files) for a maximum of five years after the end of the relationship, after which records may be securely destroyed or deleted unless a longer retention period is required by law or regulation.

17. Declaration of Agreement

Enrolment at the School constitutes acknowledgement and acceptance by parents/guardians of the School’s protocols. Where specific consent is required, agreement may be established through signed documentation, continued enrolment, or the absence of a written objection. The School will periodically request updated consents and parent contact information.

18. Data Protection

Controllers:
Nagueles Swans School S.L., Calle Lago los Cisnes s/n, Urb. 29602 Marbella, Málaga. Tel: 952 902 755
The International Primary College of Marbella S.L, Urb. El Capricho, s/n, 29602 Marbella, Málaga. Tel: 952 773 248

Data Protection Officer (DPO): dpo@swansschool.com

Purpose of Processing: Personal data is processed for the management of educational and extracurricular activities, student welfare and safeguarding, academic administration, university guidance, communication with parents/guardians, and accounting, legal and administrative purposes as well as to promote digital skills. 

This may include the use of digital platforms and educational tools (such as learning platforms, communication systems, and university application support services) where necessary for the provision of educational services.

Technical and device data:
In accordance with Section 6.5, the School may process limited technical data relating to student devices, such as device identifiers, network data and installed applications, solely for the purposes of network management, security, safeguarding and ensuring appropriate use of School systems. The School does not access personal content stored on student devices.

Legal basis: 

Processing is based on one or more of the following:

• Consent of the parent/guardian or student, where applicable.
• Performance of a contract, namely the provision of educational services
• Compliance in the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of public authority in the field of education.
• Legitimate interests of the School, particularly in relation to safeguarding, security and the effective operation of the School.

Data sharing:
Personal data may be shared with third-party service providers where necessary to deliver educational services, including IT systems, safeguarding tools, educational platforms, and university guidance services. All such providers are required to comply with applicable data protection laws and act only on the School’s instructions.

International transfers:
Where third-party providers operate outside the European Economic Area, appropriate safeguards will be in place in accordance with applicable data protection legislation.

Data retention:
The School will retain personal data only for as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected and to comply with legal and regulatory requirements.

Data subject rights:

• Access their personal data
• Request rectification or erasure
• Request restriction of processing
• Object to processing
• Request data portability

These rights may be exercised by contacting the School using the details above.

Complaints:
If you believe your data has not been handled correctly, you may contact the School’s Data Protection Officer. You also have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Authority, Agencia Española de Protección de Datos – AEPD.

19. University Guidance and External Platforms

The School may use external educational platforms and services (including university guidance and application tools such as Unifrog) to support students in their academic progression and university applications. For this purpose, limited student personal data (which may include name, surname, school email address and subjects studied) may be shared with such providers strictly for educational use. All third-party providers are required to comply with applicable data protection legislation and act only on the School’s instructions. Where required by law, the School will obtain appropriate parental/guardian consent prior to sharing such data.

Swans School - Términos y condiciones de inscripción y Matrícula

1. Admisiones y matriculación

1.1. Cuota de admisión y depósito

Se debe abonar una cuota de admisión no reembolsable una vez que se ofrece una plaza: €1,975 (Foundation Stage), €2,975 (Year 1–Year 6) y €3,975 (Year 7–Year 13). Asimismo, se abonará un depósito reembolsable de €1,000 al aceptar la plaza escolar. El depósito se reembolsará en junio siempre que el Colegio reciba una notificación escrita de baja con al menos un trimestre completo de antelación, según los plazos publicados. El depósito se perderá si se acepta una plaza pero finalmente no se ocupa. Si el depósito no se recoge antes del 1 de septiembre, podrá transferirse al Swans Library Fund.

1.2. Lista de espera y disponibilidad.

Si no hay plaza disponible de inmediato, los solicitantes se incluirán en una lista de espera para el curso correspondiente. El Colegio notificará a los padres/tutores cuando haya una plaza disponible. Los solicitantes que no mantengan contacto con el Colegio dentro de un curso académico desde su inclusión en la lista de espera serán eliminados. Los padres/tutores deben informar a la Secretaría de Admisiones de cualquier cambio en sus datos de contacto.

1.3. Periodo de prueba para nuevos alumnos.

Todos los nuevos alumnos estarán sujetos a un periodo de prueba de seis meses. El Colegio podrá extender el periodo de prueba por otros seis meses cuando el esfuerzo o el comportamiento del alumno no cumpla los estándares requeridos. Durante el periodo de prueba o su extensión, el Colegio podrá tomar las medidas oportunas, incluida la cancelación de la matrícula, si no se cumplen los estándares.

1.4. Aviso de baja.

Para tramitar la baja de un alumno, es necesario presentar un aviso por escrito con un trimestre completo de antelación. Los plazos de notificación escrita para considerar el reembolso del depósito son: no más tarde del 1 de septiembre (primer trimestre), 20 de diciembre (segundo trimestre) y 30 de marzo (tercer trimestre).

2. Tasas, pagos y reembolsos

2.1. Condiciones de pago

Todas las cuotas escolares deberán abonarse por adelantado, y no más tarde de la finalización de la primera semana de cada trimestre. En caso de que los padres prevean dificultades para efectuar el pago, deberán reunirse con el Director General del Colegio antes del inicio del trimestre, con el fin de acordar posibles alternativas de pago. El incumplimiento puede suponer la pérdida de la plaza.

2.2. Retrasos en el pago

Se aplicará un recargo a cualquier cuota que no haya sido abonada antes de la finalización de la primera semana del trimestre.

2.3. Reembolsos y ausencia.

Las cuotas no serán reembolsables en caso de ausencia durante el trimestre, ni estarán sujetas a reducción, salvo en circunstancias excepcionales y únicamente a discreción del Colegio.

2.4. Descuentos por hermanos.

Los descuentos en las cuotas por hermanos en el centro se aplicarán exclusivamente a las cuotas de enseñanza, siempre que los hermanos estén matriculados simultáneamente en el Colegio: 3% para el segundo hijo, 15% para el tercero y 20% para el cuarto hijo.

2.5. Costes de apoyo adicional.

Cuando se determine que un alumno requiere clases adicionales o su incorporación a un grupo reducido de apoyo, este servicio será facturado a los padres conforme a la tarifa vigente de clases particulares (o a la tarifa reducida correspondiente al grupo de apoyo, en su caso) y deberá abonarse por adelantado, no más tarde de la primera semana del trimestre.

3. Progresión Académica y Evaluación

3.1. Promocíon

La promoción al curso siguiente no es automática. El Colegio podrá denegar la promoción si el rendimiento académico, el esfuerzo o el nivel de inglés del alumno es insuficiente. El Colegio informará a los padres sobre las intervenciones necesarias; el incumplimiento puede resultar en la cancelación de la matrícula.

3.2. Evaluaciones

El Colegio informará a los padres sobre las intervenciones y medidas de apoyo que se consideren necesarias. El incumplimiento de estas recomendaciones podrá dar lugar a la cancelación de la matrícula del alumno.

4. Uniforme, Equipamiento y Materiales

4.1. Uniforme y apariencia.

Los alumnos deberán cumplir en todo momento la Política de Uniforme y Apariencia del Colegio, llevando el uniforme correctamente, tanto dentro del recinto escolar como en los desplazamientos hacia y desde el colegio. Los padres o tutores serán responsables de proporcionar y mantener el uniforme en buen estado durante todo el curso escolar. El incumplimiento reiterado o deliberado de esta normativa podrá dar lugar a la expulsión del alumno del Colegio y a la pérdida de cualquier depósito abonado.

4.2. Etiquetado y responsabilidad de objetos de valor

Toda la ropa y pertenencias personales deben estar claramente etiquetadas con el nombre del alumno. El Colegio no asume ninguna responsabilidad por aquellos artículos sin etiqueta, perdidos o dañados. Los artículos etiquetados se conservarán, cuando sea posible, durante un período de seis semanas y luego se desecharán si no son recogidos; los padres/tutores siguen siendo responsables de los objetos de valor.

4.3. Material escolar

Los alumnos deberán disponer del material y equipamiento especificados para su curso. Al inicio del mismo se facilitará una lista con los artículos obligatorios. Todo el material podrá adquirirse en la tienda de material escolar del Colegio. Los alumnos que no dispongan de los artículos requeridos podrán verse limitados en su participación plena en las actividades y clases correspondientes.

5. Conducta, disciplina y relación familia-colegio

5.1. Acuerdo familia-colegio.

Los padres/tutores se comprometen a apoyar el Acuerdo Familia-Colegio, incluyendo la asistencia, puntualidad, uniforme y material adecuado, recogida puntual, provisión de un entorno adecuado para hacer los deberes y una conducta respetuosa hacia el personal y el alumnado.

5.2. Cooperación parental.

Los padres/tutores deben apoyar y cooperar con las medidas disciplinarias impuestas por el Colegio y reforzarlas en casa.

5.3. Resolución por conducta parental.

El Colegio se reserva el derecho de rescindir la relación contractual y no renovar la plaza de un alumno cuando exista un incumplimiento grave o reiterado de conducta u obligaciones contractuales por parte de los padres o tutores, incluyendo faltas de respeto al personal o conductas que socaven la confianza necesaria para la relación educativa.

5.4. Conducta agresiva o abusiva.

El Colegio aplica una política de tolerancia cero ante comportamientos agresivos o abusivos por parte de alumnos o padres/tutores. Dichas conductas pueden conllevar la retirada inmediata de la plaza del alumno tras una investigación y tras ofrecer la oportunidad de presentar las pertinentes alegaciones. En estos casos, el depósito se perderá.

6. Conducta digital, dispositivos, redes sociales y protección

6.1. Uso de la technologia.

Los alumnos deben usar la tecnología del Colegio e internet de forma responsable y conforme a la Política de Uso de Tecnología. Acciones prohibidas (incluido el acceso no autorizado a internet durante las clases, ciberacoso, ver o distribuir material ofensivo, usar cuentas de terceros, instalar software, infracciones de copyright, malgastar recursos y uso de VPNs (puntos de acceso para eludir controles). El incumplimiento de esta normativa podrá dar lugar a sanciones disciplinarias, a la retirada del acceso a la red del Colegio o, en casos graves, a la expulsión.

6.2. Dispositivos, MDM y responsabilidad.

Los portátiles/iPads personales o proporcionados por el Colegio para el aprendizaje están sujetos al sistema de Gestión de Dispositivos Móviles (MDM) y a la política de dispositivos. Los dispositivos pueden ser supervisados, bloqueados o gestionados remotamente por motivos disciplinarios o de seguridad. Los padres/alumnos siguen siendo responsables del cuidado del dispositivo, configuración correcta y seguro. El Colegio no llevará a cabo reparaciones físicas de dichos dispositivos.

6.3. Dispositivos personales prohibidos, confiscación y responsabilidad.

Se prohíbe a los alumnos usar teléfonos móviles, relojes inteligentes, dispositivos de captura de imágenes u otras herramientas destinadas a eludir la red o los controles de salvaguarda del Colegio en el recinto, salvo autorización expresa del personal con fines educativos. El personal puede confiscar dispositivos prohibidos; los artículos confiscados se guardarán en la oficina del colegio y se devolverán al final del día lectivo o, cuando proceda, al final del trimestre para su recogida por los padres. El colegio no se responsabiliza de la pérdida, robo o deterioro de los objetos personales que los alumnos lleven al recinto escolar. 

6.4. Redes sociales y protección 

Si el uso de redes sociales o grupos de mensajería (incluido WhatsApp) por parte de un alumno o de sus padres/tutores afecta de manera razonable al bienestar del alumno, a su comportamiento, a su progreso académico o a la reputación del Colegio, este podrá emitir advertencias por escrito o establecer medidas de protección y salvaguarda, incluyendo la restricción, supervisión o suspensión de dicho acceso. La falta de cooperación ante una situación de riesgo continuado o una alteración grave de la convivencia podrá considerarse un incumplimiento de las presentes condiciones y, tras la correspondiente investigación y la oportunidad de presentar alegaciones, podrá dar lugar a la retirada de la plaza y a la pérdida del depósito abonado.

6.5. Supervisión de dispositivos y privacidad de datos

El Colegio no tiene acceso al contenido almacenado en los dispositivos de los alumnos, como iPads y ordenadores portátiles. La información que se recopila a través de los sistemas de Gestión de Dispositivos Móviles (MDM) es únicamente de carácter técnico y se limita a datos como el número de serie del dispositivo, direcciones de red, aplicaciones instaladas y otra información de carácter operativo similar.El Colegio no tiene acceso a documentos, fotografías, archivos personales ni a ninguna otra información sensible que el alumno pueda tener almacenada en su dispositivo.
Los datos técnicos recopilados se tratan exclusivamente con la finalidad de garantizar el correcto funcionamiento de la red del Colegio, asegurar una conectividad a Internet adecuada y proteger y salvaguardar al alumno durante el uso de Internet dentro del entorno escolar. 

7. Cooperación en materia de protección y obligaciones de los padres

7.1. Cooperación.

Los padres o tutores deberán colaborar activamente con el Colegio en todas las cuestiones relacionadas con la salvaguarda y el bienestar del alumno. La falta de participación o cooperación en las medidas de protección y apoyo establecidas por el Colegio, cuando ello suponga un riesgo continuado, una alteración significativa o una pérdida de confianza, podrá considerarse un incumplimiento de las presentes Condiciones Generales.

7.2. Informes Externos, Medidas de Salvaguarda y Facultad Discrecional del Colegio.

El Colegio podrá tener en cuenta informes de profesionales externos (incluidos psicólogos, terapeutas o profesionales médicos), pero dichos informes no determinarán por sí solos la decisión del Colegio. El Colegio se reserva el derecho de considerar dichos informes junto con sus propias observaciones, registros y cualquier otra información relevante, y podrá (con el consentimiento adecuado) ponerse en contacto con el autor para solicitar aclaraciones o recabar una opinión profesional independiente. Las recomendaciones externas dirigidas al Colegio deberán, siempre que sea razonablemente posible, identificar la información y las fuentes en las que se hayan basado para formular cualquier opinión o recomendación, incluyendo si se consultó al personal o a los registros relevantes del Colegio.

Los padres/tutores legales aceptan colaborar de manera constructiva con los procesos de salvaguarda y acompañamiento pastoral del Colegio, incluyendo la asistencia a reuniones, el intercambio de información relevante y la facilitación de la comunicación con profesionales externos cuando corresponda.

El Colegio podrá implementar medidas temporales o cautelares (incluyendo, por ejemplo, la separación de estudiantes o cambios de clase) cuando considere que ello es necesario para proteger el bienestar de los estudiantes. Dichas medidas no implican culpa ni responsabilidad.

En todos los casos, el Colegio actuará de conformidad con su deber de cuidado hacia todos los estudiantes y tomará las decisiones que considere justas, razonables y proporcionadas, teniendo en cuenta toda la información disponible. Ninguna fuente de información por sí sola determinará la decisión del Colegio, y el Colegio se reserva el derecho de valorar en consecuencia la información incompleta, inconsistente o contradictoria.

El Colegio conserva la plena facultad discrecional para determinar las medidas de salvaguarda y acompañamiento pastoral que considere apropiadas, teniendo en cuenta el bienestar del estudiante, la continuidad académica y sus necesidades operativas. 

8. Salud, Dieta e Información de Emergencia

8.1. Requisitos dietéticos.

El Colegio ofrece opciones para  necesidades alimentarias  comunes (por ejemplo, dietas  sin gluten, vegetarianas, veganas o sin lactosa). Los padres/tutores deberán comunicar   por escrito cualquier otra necesidad  dietética específica o restrictiva o alergias antes de la matriculación, con el fin de que  el Colegio pueda valorar si puede atenderlas de manera segura. El Colegio no garantiza poder satisfacer solicitudes dietéticas no comunicadas previamente, extremas o inviables en la práctica. 

9. Protocolos Médicos, Medicación y Procedimientos de Emergencia

El Colegio está comprometido con el bienestar de su hijo/a durante el horario escolar y en las excursiones, y dispone de  protocolos médicos para garantizar el buen funcionamiento y el bienestar del alumnado. 

9.1. Declaración médica.

Los padres/tutores deberán informar sobre  enfermedades crónicas o continuas, alergias, medicación y necesidades dietéticas especiales; cualquier cambio deberá notificarse inmediatamente por escrito. 

9.2.  Administración de medicación.

Los padres/tutores deberán proporcionar instrucciones por escrito para cualquier medicación necesaria durante el horario escolar (nombre, dosis, horario, forma de administración y conservación). Los medicamentos deberán entregarse en su envase original y etiquetado (nombre del alumno, fecha de caducidad) y mantenerse actualizados. Los profesores no administran medicación; únicamente  lo hará el personal designado de primeros auxilios conforme con las instrucciones escritas. 

9.3. Primeros auxilios y emergencias.

El personal de primeros auxilios del Colegio puede atender a los alumnos durante el horario escolar, excursiones y actividades del centro conforme a los protocolos establecidos del Colegio. En caso de emergencia, el Colegio contactará con los padres/tutores y con los servicios de emergencia cuando sea necesario; en caso de hospitalización, un padre/tutor deberá acudir al hospital si es necesario y practicable. Los accidentes ocurridos en el recinto escolar están cubiertos por el seguro del Colegio; en caso de utilizarse  un seguro privado, los gastos correrán a cargo de la familia. 

9.4. Cambios en condiciones médicas y medicación.

Los padres/tutores deberán informar  al Colegio por escrito de inmediato cualquier cambio en el estado de salud o en la  medicación; el Colegio no actuará basándose únicamente en  instrucciones verbales. 

10. Medios, consentimiento de imagen y renuncia (opt-out)

Al matricular a un alumno, los padres o tutores legales conceden al Colegio una licencia no exclusiva y libre de derechos para fotografiar, grabar y utilizar imágenes, vídeos y audio del alumno con fines educativos, formativos, de marketing, promocionales, publicación y para su uso en la página web, incluyendo redes sociales y materiales impresos. Las imágenes se utilizarán de forma respetuosa y de acuerdo con la Política de Protección de Datos del Colegio.
El Colegio podrá compartir este material con proveedores externos de servicios para su producción o distribución, pero no venderá las imágenes con fines comerciales. Los padres o tutores legales podrán retirar su consentimiento por escrito en cualquier momento; dicha retirada tendrá efecto únicamente a partir de ese momento y no afectará a materiales ya publicados o en producción. El Colegio hará esfuerzos razonables para respetar las solicitudes de exclusión, aunque  no puede garantizar la exclusión total de imágenes de grupo tomadas en eventos públicos. Asimismo  informará cuando se vaya a realizar fotografías en eventos públicos del colegio y solicitará consentimiento individual cuando sea necesario.

Las consultas o solicitudes relacionadas con  el uso de imágenes deberán dirigirse a communications@swansschool.com.

11. Disputos parentales y órdenes judiciales

En caso de disputas parentales, separación o procedimientos judiciales, el Colegio  mantendrá una posición estrictamente imparcial en todo momento. La responsabilidad principal del Colegio es el bienestar y el interés del menor. Cuando existan  resoluciones judiciales o acuerdos legales en vigor, será responsabilidad de  los padres/tutores legales proporcionar al Colegio una copia certificada de la documentación pertinente. El Colegio actuará conforme a la documentación recibida, pero se reserva el derecho de tomar decisiones operativas y de protección en el mejor interés  del menor mientras esté bajo su cuidado. Todas las decisiones adoptadas por el Colegio en relación con  el bienestar del menor, su protección, la provisión académica, la comunicación o la gestión diaria durante el horario escolar deberán ser respetadas y aceptadas por ambos padres/tutores legales. El Colegio no actuará como intermediario en disputas parentales y espera que los padres/tutores legales se comuniquen de forma respetuosa y resuelvan sus asuntos personales de manera independiente al Colegio.

12. Notificación de cambios

Los padres/tutores legales deben notificar inmediatamente al Colegio por escrito cualquier cambio de dirección, números de teléfonos, contactos de emergencia, información médica o cualquier otra circunstancia relevante para el bienestar o la matriculación del alumno.

13. Variación, modificaciones y aceptación

13.1. Variación.

El Colegio se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones periódicamente. Las modificaciones serán publicadas por el Colegio y entrarán en vigor 28 días después de su publicación. Los padres/tutores son responsables de revisar los cambios publicados; la falta de objeción por escrito dentro de los 28 días posteriores a la publicación se considerará como aceptación de dichas modificaciones.

14. Varios

14.1. Pérdida del depósito.

Las disposiciones relativas a la pérdida del depósito serán aplicables en los casos establecidos en estos Términos, incluyendo, entre otros, la baja sin el preaviso correspondiente, conductas indebidas o comportamientos que den lugar a la retirada o expulsión. 

15. Procedimientos administrativos

Los procedimientos relacionados con las   listas de espera, la confiscación y la devolución de dispositivos, así como otros asuntos  administrativos, se establecen en las cláusulas anteriormente mencionadas. 

16. Registros, protección de datos, privacidad y consentimiento de imagen

16.1. Conservación de registros.

El Colegio conservará los registros (incluidos los registros de pagos y los expedientes del alumnado) durante un periodo   máximo de cinco años tras la finalización de la relación con el centro, tras lo cual, dichos registros podrán ser destruidos  o eliminados de forma segura, salvo que la legislación o la normativa exijan un periodo de conservación más prolongado. 

17. Declaración de conformidad

La matriculación en el Colegio constituye   el reconocimiento y la aceptación por parte de los padres o tutores legales de los protocolos del centro. Cuando se requiera un consentimiento específico, esta  podrá establecerse  mediante documentación firmada, la continuidad de la matriculación o la ausencia de una objeción por escrito. El Colegio  solicitará periódicamente la actualización de los consentimientos actualizados y de la información de  contacto de las familias. 

18. Protección de Datos

Controllers:
Nagueles Swans School S.L., Calle Lago los Cisnes s/n, Urb. 29602 Marbella, Málaga. Tel: 952 902 755
The International Primary College of Marbella S.L, Urb. El Capricho, s/n, 29602 Marbella, Málaga. Tel: 952 773 248

Delegado de Protección de Datos (DPO): dpo@swansschool.com

Finalidad del tratamiento:

Los datos personales se tratan para la gestión de actividades educativas y extraescolares, el bienestar y la protección  de los estudiantes, la administración académica, la orientación universitaria, la comunicación con padres/tutores y la gestión contable, legal y administrativa, así como para promover  las competencias digitales.

Esto puede incluir el uso de plataformas digitales y herramientas educativas (como plataformas de aprendizaje, sistemas de comunicación y servicios de apoyo a solicitudes universitarias) cuando sea necesario para la prestación de servicios educativos. 

Technical and device data:

De conformidad con la Sección 6.5, el Colegio podrá tratar datos técnicos limitados relacionados con los dispositivos de los estudiantes (como identificadores del dispositivo, datos de red y aplicaciones instaladas) únicamente con fines de gestión de la red, seguridad, protección y garantía del uso adecuado de los sistemas del Colegio. El Colegio no accede al contenido personal almacenado en los dispositivos de los estudiantes. 

Base legal: 
El tratamiento de los datos se basa en una o varias de las siguientes bases jurídicas:

• El consentimiento del padre/madre/tutor o del alumno (cuando corresponda).
• La ejecución de un contrato (prestación de servicios educativos).
• EL cumplimiento de obligaciones legales.
• El cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el interés general en el ámbito educativo, o en el ejercicio de poderes públicos en el ámbito educativo.
• Los intereses legítimos del Colegio, especialmente en relación con la protección, la seguridad y el correcto funcionamiento del Colegio.

Comunicación de datos:
Los datos personales podrán ser compartidos con proveedores externos cuando sea necesario para la prestación de servicios educativos, incluyendo sistemas informáticos, herramientas de protección y seguridad, plataformas educativas y servicios de orientación universitaria. Todos estos proveedores están obligados a cumplir la normativa de protección de datos aplicable y actuar únicamente siguiendo las instrucciones del Colegio. 

Transferencias internacionales:
Cuando los proveedores externos operen fuera del Espacio Económico Europeo, se aplicarán las garantías adecuadas conforme a la legislación vigente  en materia  de protección de datos. 

Conservación de datos:
El Colegio conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recopilados y para cumplir con las obligaciones legales y normativas aplicables. 

Derechos de los interesados: 
Los titulares de los datos tienen derecho a:

• Acceder a sus datos personales.
• Solicitar la rectificación o supresión de sus datos
• Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos
• Oponerse al tratamiento de sus datos
• Solicitar la portabilidad de los datos

Estos derechos podrán ejercerse contactando con el Colegio a través de los datos de contacto indicados anteriormente. 

Reclamaciones:
Si considera que sus datos no han sido tratados correctamente, puede contactar con el Delegado de Protección de Datos del Colegio. Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

19. Orientación Universitaria y Plataformas Externas

El Colegio podrá utilizar plataformas y servicios educativos externos (incluyendo herramientas de orientación universitaria y gestión de solicitudes, como Unifrog) para apoyar a los estudiantes en su progreso académico y en sus solicitudes de acceso a la universidad. Para este fin, determinados datos personales limitados del estudiante (que pueden incluir nombre, apellidos, dirección de correo electrónico escolar y asignaturas cursadas) podrán compartirse con dichos proveedores exclusivamente con fines educativos. Todos los proveedores externos estarán obligados a cumplir con la legislación aplicable en materia de protección de datos y actuar únicamente siguiendo las instrucciones del Colegio. Cuando la ley lo requiera, el Colegio obtendrá el consentimiento apropiado de los padres/tutores legales antes de compartir dichos datos.